Cum Desk Hoteling vă poate îmbunătăți spațiul de lucru de la birou

Pandemia de coronavirus a forțat practic întreaga lume să meargă la distanță în 2020. Munca nu a fost diferită, companiile care se străduiau să-și configureze angajați cu acces, echipamente și Zoom astfel încât întreprinderile să poată rămâne pe linia de plutire. Dar acum, când își redeschid ușile, a apărut o nouă problemă. Cum îi găzduiești pe angajații care ar putea  să fie încântați să se întoarcă la un loc de muncă real, atunci când nu mai ai suficiente imobile pentru toată lumea? O soluție este desk hoteling, care este o modalitate de a crea un loc de muncă hibrid cu unii angajați din birou, unii angajați la distanță și capacitatea de a fi flexibil când vine vorba de cine lucrează unde.

Ce este Desk Hoteling?

Desk hoteling este o strategie de partajare a spațiului pentru locul de muncă în care angajații își rezervă stațiile de lucru din timp. Sistemul de rezervare funcționează similar cu modul în care rezervați o cameră de hotel (de unde și numele). Vă veți face rezervarea pentru biroul dorit într-o anumită zi și într-un anumit interval orar. Când ajungeți la serviciu, vă veți face check-in pentru a spune că sunteți acolo și că veți prelua stația de lucru. Înregistrarea poate avea loc digital folosind software sau cu o persoană reală. Când ați terminat, veți verifica pentru a arăta că stația este din nou liberă.

Desk Hoteling vs. Hot Desking

Desk hoteling și hot desking sunt similare, dar există o diferență evidentă: sistemul de rezervare. Cu ambele strategii, angajații nu au birouri dedicate la care lucrează în fiecare zi. Cu toate acestea, cu desk hoteling, stațiile de lucru sunt rezervate, în timp ce cu hot desking, stațiile de lucru sunt distribuite pe principiul primul venit, primul servit. Ambele solicită și angajaților să se înregistreze, dar din motive diferite. În cazul desk hoteling, check-in-ul vă revendică spațiul și vă ajută să monitorizați capacitatea unității.

Spațiul hotelier înseamnă că angajații au o idee despre cum va fi ziua lor de lucru înainte de a se prezenta la birou. Și dacă stația de lucru pe care o doriți nu este disponibilă, puteți decide să lucrați de acasă în acea zi. Cu hot desking, poate fi supărător să ajungi la serviciu și să nu fii confortabil sau productiv.

Pentru ce fel de loc de muncă este cel mai bun Desk Hoteling?

Desk Hoteling este cea mai bună pentru birourile care au nevoie de mult control asupra utilizării spațiului. Dacă nu sunt suficiente birouri pentru toată lumea, unii oameni vor trebui să lucreze acasă în fiecare zi.

Hot Desking, pe de altă parte, este mai bun pentru spațiile de lucru mai obișnuite care nu au probleme de capacitate. Dacă fiecare persoană decide să lucreze la birou în aceeași zi, vor exista suficiente stații de lucru. Este doar o chestiune de unde va sta toată lumea, nu dacă poate sau nu .

Dacă decideți să mergeți mai departe cu Desk Hoteling, fiți deschis la feedback-ul angajaților. Indiferent de cine susține schimbarea și cine nu, toată lumea va avea o părere. Invitați critici și luați în considerare sugestiile. Angajații tăi știu mai bine decât oricine cum îi afectează Desk Hoteling și productivitatea lor.

Avantaje și dezavantaje Desk Hoteling

Aranjamentele flexibile ale scaunelor nu sunt complet noi. Chiar și înainte de COVID, unele companii experimentau aranjamente de lucru mai flexibile. Și, ca în orice, există atât beneficii, cât și dezavantaje ale spațiului de desk hoteling.

Pro: Săptămâni de lucru personalizate

Unul dintre cele mai mari beneficii ale desk hoteling este că își pot proiecta săptămâna din timp și își pot personaliza unde și cum vor lucra. 

Contra: Aranjamente slabe de birou

Chiar dacă există mult mai mult control și planificare individuală cu desk hoteling decât cu hot desking, tot nu este sigură. Angajații pot decide unde să stea și să vadă cine vor fi plasați în apropiere. Odată ce un angajat ajunge la serviciu, s-ar putea trezi lângă un coleg care nu este potrivit pentru stilul său de lucru. De exemplu, dacă angajatul are nevoie de liniște pentru a se concentra asupra unui proiect, ar putea ajunge lângă cineva care trebuie să preia apeluri telefonice toată ziua.

Pentru a combate acest lucru, luați în considerare crearea de zone pentru diferite tipuri de muncă. De exemplu, angajații și grupurile care trebuie să vorbească mult pentru muncă nu ar trebui să fie în apropierea celor care au nevoie de un mediu mai liniștit. Puteți stabili limite în ceea ce privește angajații care pot rezerva spațiu în anumite zone.

Pro: Rezervări flexibile

Desk hoteling nu înseamnă doar alegerea unui birou într-o mare de cabine. Există mult mai multă flexibilitate încorporată. De exemplu, angajații pot:

  • Rezervă-ți un birou liniștit dacă trebuie să facă o muncă intensă și concentrată.
  • Rezervați un birou lângă o fereastră dacă sunt mai productivi cu aer proaspăt sau lumina soarelui.
  • Aranjați o sală de conferințe atunci când este nevoie de o zi de lucru în colaborare.
  • Faceți o rezervare pentru o zi întreagă, o jumătate de zi sau o oră la un moment dat.
  • Decideți să lucrați într-un birou diferit dacă călătoresc sau preferă un mediu decât altul (pentru companii cu mai multe birouri în locații diferite).

În funcție de locația biroului dvs., puteți oferi tot felul de opțiuni lucrătorilor.

Contra: Scepticismul angajaților

Angajații care au avut un spațiu de lucru deschis în trecut, în special unul care a folosit biroul de lucru, ar putea fi nervoși cu privire la schimbarea de la un cadru tradițional la un hotel de birou. Pentru angajații care s-au întors la birou de ceva vreme, care renunțarea la biroul lor confortabil și personalizat se poate simți ca o înjunghiere în spate. De asemenea, s-ar putea să-și facă griji cu privire la curățenie dacă nu mai sunt singurii responsabili pentru spațiul lor de lucru.

Pentru a-i aduce pe acești angajați, explicați-vă viziunea și amintiți-le tuturor de obiectivele companiei. Când implicați lucrătorii în planurile dvs., este mai probabil ca aceștia să înțeleagă de ce are loc schimbarea și să o susțină. Este ușor ca imaginea de ansamblu să se piardă în responsabilitățile de zi cu zi. O informare despre motivul pentru care există brandul, pentru ce lucrează toată lumea și modul în care hotelurile de birou pot restabili prioritățile. Și dacă curățenia și igiena contează foarte mult pentru echipa dvs., acordarea echipei de curățenie să se concentreze mai precis pe stațiile de lucru poate ajuta la atenuarea acestei preocupări.

Pro: Spații de lucru dedicate

Nu fiecare angajat care lucrează de la domiciliu are o configurație oficială care să conducă la o zi de lucru de succes. 

De asemenea, merită să mențineți spațiile de lucru primitoare. Păstrați-le curate, dezinfectate și primitoare. Creați un sistem astfel încât birourile să rămână igienice pentru fiecare persoană care își rezervă spațiu. Adăugați elemente decorative atractive, cum ar fi lucrări de artă, plante și instrumente de relaxare senzorială.

Contra: Modificări ale interacțiunii sociale

O parte din mersul la birou în fiecare zi este să lucrezi cu alți oameni. A avea o viață socială la locul de muncă:

  • ajută la ameliorarea stresului
  • le permite lucrătorilor să răspundă ideilor unii de la alții
  • oferă posibilitatea de a se bucura mai mult de ziua de lucru.

Cu desk hoteling, nu numai că diferiți colegi vor veni și pleacă de la munca la birou pe parcursul săptămânii. Însă vor sta în spații diferite, ceea ce poate perturba fluxul social pentru unii.

Pro: Zone de lucru distantate fizic

Sănătatea și siguranța sunt priorități de top în acest moment. Distanțarea fizică a zonelor de lucru înseamnă că oamenii se pot simți mai în siguranță la locul de muncă. Desk hoteling asigură că toată lumea își poate proteja sănătatea, indiferent dacă optează să lucreze la birou sau se simte mai bine acasă. 

Contra: Complicații noi

De fiecare dată când un proces este implementat, vor exista sughițuri neprevăzute și nefamiliare. Desk hoteling nu face excepție. Companiile vor trebui să se confrunte cu o nouă gamă de probleme de rezolvat, cum ar fi:

  • Gestionarea cererilor speciale, când nu există suficiente stații. Cum ar fi o persoană care are nevoie de un birou în picioare , dar nicio stație de lucru disponibilă nu este echipată cu unul.
  • Oferirea unui tip corect de acces angajatului la postul de lucru.
  • Procesarea anulărilor atunci când cineva decide să nu vină la muncă.

Acest lucru nu înseamnă că nu există soluții pentru aceste probleme, trebuie doar să le găsim.

Pro: Economii de costuri

Când companiile nu trebuie să ofere spațiu de lucru asta duce la economii majore imobiliare. Indiferent dacă acel spațiu de birou este renunțat sau este transformat în spațiu de colaborare sau de întâlnire, compania va avea probabil nevoie de o suprafață mai mică în general. Dacă decideți să angajați mai mulți angajați, puteți face acest lucru fără a vă asigura mai mult spațiu de birou.

De asemenea, reducerea spațiului înseamnă mai mult decât cât închiriezi. Veți economisi atunci când vine vorba de utilități și va fi mai puțin spațiu pentru a decora și a mobila. Resursele vor dura mai mult deoarece mai puține persoane vor fi la birou în fiecare zi care le vor folosi.

Concluzie despre Desk Hoteling

Desk hoteling a rezolvat problema incertitudinii pe care spațiile de lucru mai flexibile au creat-o. 

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Scroll to Top